Если вы собственник, или руководитель, у которого в подчинении хотя бы один человек, то вам не нужно объяснять про ценность информации и качество коммуникаций. Вы и без меня знаете цену решениям, принятым по урезанным данным, с ошибками в отчетах, или на основе информации, трансформированной или упущенной в процессе обработки и передачи.
И точно также вам слишком хорошо известен уровень финансовых вложений в технологии, и как бывают болезненны потери от бездумной автоматизации или внедрений, сделанных в ожидании легких результатов от передовых технологий.
Мы тоже это знаем: и ценность информации, и цену технологий.
Поэтому в приоритете у нас не технологии. Мы их не идеализируем, не превозносим искусственный интеллект, как минимум, потому что он создается людьми. И еще - потому что без самого главного - без ключевой информации, не с чем было бы работать. Технологии должны служить человеку - в нашем случае - бизнесу, а не становиться дорогой яхтой, стоящей на приколе и съедающей все ресурсы в обслуживании.
Информация – первична. Технологии – вторичны. А порядок можно навести и без робота-пылесоса. Но если не понимать, что ты хочешь видеть в итоге – никакой робот не поможет.
Потому что порядок – он не про бесконечное смахивание пыли, а про конструктивную целостность, про зрелость видеть реальность такой, как она есть. И когда суть очищена от искажений и мишуры, тогда и открываются перспективы и приходит понимание, куда идти дальше. Порядок - это прозрачность системы без иллюзий и смысловых разрывов. Порядок вещей. Вот этим порядком вещей, а точнее - информации, мы и занимаемся.
Итак, уровни порядка, как их видим мы.
Прежде, чем что-то менять: выкидывать, или наоборот, создавать, стоит осмотреться. Осмотреться глобально, объемно, в увязке всех процессов и связей. Если уж вы решили устроить перепланировку, не стоит начинать со сноса стены: вдруг, несмотря на ее обшарпанный вид, она окажется несущей, и это повлечет разрушение всех основ. И потом придется восстанавливать то, что и так работало хорошо. Поэтому:
0.Нулевой или базовый уровень порядка: обследование информационной среды. Можно провести в экспресс-режиме или в формате расширенного аудита. Экспресс – не значит, хуже или менее вдумчиво. «Экспресс» значит: быстрее, глобальнее, разумнее. Аудит ИС оправдан, когда у вас уже все работает боле менее целостно, и вы хотите выстроить идеальную структуру. У вас есть на это время (запас прочности), деньги (это довольно дорого), и внутренняя тяга к совершенному рисунку даже там, где его никто не увидит. Поверьте, маниакальная склонность к порядку наблюдается не так часто, и, если опционально ее внутри нет, не стоит стремиться к ней и снаружи – иначе просто не сможете поддерживать в нужном состоянии. Что важно на этом этапе:
Это должен быть взгляд со стороны. Можно, конечно, сформировать рабочую группу из специалистов своей компании, от такого синтеза безусловно будет определенный эффект, но основная часть слепых зон снова будет упущена из вида. Кроме того, методологически, это довольно специфичный и сложный процесс, который вам придется строить с нуля, и обкатывать самостоятельно. А это снова: время, деньги и откаты в исходную точку.
Не выбирайте компании узкого спектра работы или определенного программного продукта. Они просто не смогут смотреть на вас непредвзято и не заинтересовано: у них неизбежно будет фокус на своем продукте и желании причинить вам пользу именно с его помощью.
И, пожалуй, самое важное: будьте открыты ко всему, что услышите. Мы понимаем скепсис собственника, который, скажем, лет пять довольно успешно реализует свой проект, а тут приходим мы, такие красивые в «белом» и говорим: у вас уязвимости в регламентах хранения персональных данных; или – у вас искажения в передаче информации от маркетологов к продажникам. Просто для понимания: мы здесь не для того, чтобы учить вас операционке (упаси бог, вы это знаете лучше нас). Но мы умеем масштабно работать с информацией, и точно знаем, что любой человек всегда что-то упускает из вида, просто потому что внимание ограничено, а вызовы поступают непрерывно и неизбежно ранжируются. Поэтому мы лишь подсвечиваем упущенные из вида риски и уязвимости, и выявляем потенциалы еще большего роста и укрепления позиций.
Что вы получаете на этом, нулевом километре:
1) Графическую архитектуру основных информационных систем, точек сбора, хранения и передачи информации. Описание в согласованной нотации.
2) Аналитический отчет. В нем графические нотации по ключевым процессам будут описаны и детализированы. Показаны сильные и слабые стороны. Утечки, искажения, потери информации. Нарушения законодательства в сфере ИТ. Риски безопасности и уязвимости. Неоправданные потери времени при работе с информацией. Неполная аналитика. Смысловые разрывы. И другие аспекты работы с информацией. Если нам нечего будет добавить к вашей работе, мы честно это отразим, и не будем искать черную кошку в темной комнате.
3) Резюмирующие рекомендации. Они могут включать: - модернизацию учетной системы или отдельных ее блоков – как в сторону усложнения, так и облегчения. Объективно, не всем нужна ERP система. Кому-то она будет только мешать, забирая слишком много сил на обслуживание, и съедая время на развитие самого продукта; - рекомендации по бизнес-процессам; - упущенные, или избыточные (бесполезные) источники информации; - мероприятия по повышению качества бизнес-информации и коммуникаций.
4) И уже по итогу рекомендаций, исходя из приоритетов развития и бюджета – конкретный, пошаговый план действий. На этом этапе мы продолжаем работу в двух форматах:
Выходим на отдельные работы, которые вы сочтете для себя первоочередными, и по которым мы в свою очередь готовы будем оказать вам услуги;
Выступаем в качестве генерального подрядчика. В этом случае мы разрабатываем с вами календарно-ресурсный план и реализуем его, на каждый вид работ привлекая проверенных, узкоспециализированных исполнителей, подходящих именно под ваши задачи и бюджет. Таким образом, мы, обладая всей полнотой информации, оптимально для вас строим процесс, и сохраняем свою ответственность перед вами за общий результат. Вам не нужно будет искать подрядчиков и принимать работы на свой страх и риск. Вы сохраняете фокус на операционной деятельности, а всю проектную часть мы берем на себя. И у вас неоспоримый плюс от такого варианта - мы уже изучили ваш бизнес: и не только инфосреду, но и всех участников и процессы, а значит, сможем реализовать такой проект максимально экологично и комфортно для компании и сотрудников.
1.Первый уровень порядка, следующий за нулевым – основа организация учета. Через внедрение учетных систем. Преимущественно продуктов 1С. Мы не франчайзи, поэтому не привязаны к разработчику: появится что-то более адекватное и интуитивно понятное – будем внедрять. Но на данном этапе – крепких альтернатив нет. А учетная база, как ни крути, нужна любой компании. Это концентрат экономической информации. Умолчим уже про требования бухгалтерского и налогового законодательства, которые постоянно меняются и детализируются. Для базового учета, позволяющего собирать информацию для ведения учета, отчетности и наработки статистики для анализа, подходят такие продукты, как: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Упрощенка, 1С:Бизнес Старт.
2.Второй уровень порядка – это комплексные системы, которые не просто накапливают факты хозяйственной деятельности. Они оснащены стратегическими и оперативными инструментами, и позволяют управлять сложными процессами, такими как: производство, продажи, закупки, склады и др. В них уже интегрирована функциональность по выстраиванию отношений с клиентами, маркетинговой политике, управленческой отчетности, и другим областям, позволяя полноценно заниматься операционкой, а не просто реагировать «по факту». Это такие продукты, как: 1С:ERP и 1С:ERP УХ, 1С:Комплексная автоматизация 2, 1С:Холдинг. Кому-то подойдут (и будут достаточными): 1С:Управление торговлей и 1С:Управление нашей фирмой. Правда, к двум последним продуктам потребуется дополнительная интеграция бухгалтерского и налогового учета, например, через 1С:Бухгалтерию.
3.Третий уровень порядка – это повышение эффективности. Нельзя улучшать то, чего нет. Какая-то система уже должна работать. И здесь мы говорим об автоматизации, которая призвана облегчить, ускорить или даже исключить какие-то процессы. Здесь важно понимать: то, что невозможно измерить, оценить – невозможно и автоматизировать. Вы не можете оцифровать мотивацию сотрудников, если ее как системы показателей еще нет хотя бы в головах менеджеров. И вы не можете управлять загрузкой производственных рабочих, если не разработаны нормативы каждого технологического цикла/этапа. Но все это измеряемо и описываемо.
Почему еще важно сначала создать систему на бумаге? Чтобы оценить целесообразность затрат на автоматизацию. Например, вы видите, что отдел кадров перегружен. Но вы не понимаете, насколько, и что можно с этим сделать. Тогда вы отбираете документы, обрабатываемые отделом на каждом из циклов – например, при приеме на работу, определяете время их заполнения, вычисляете среднее число сотрудников, принимаемых за год, и оцениваете, сколько времени и денег тратите на один кадровый процесс приема новых сотрудников. И уже исходя из этого делаете выводы о целесообразности автоматизации.
Можно, конечно, пытаться оценить это интуитивно: вот это, по ощущениям, занимает много времени, а вот это – вполне нормально. Но такие умозаключения могут как оказаться верными, так и сильно подвести. И вылиться не в то направление автоматизации, которое действительно требуется. Поэтому, на этот процесс тоже неплохо посмотреть комплексно. Либо в рамках нашей экспресс-оценки, либо самостоятельно разработать систему критериев, и организовать накопление нужных данных для статистики и оценки.
4.Четвертый уровень порядка – это глобализация данных. Когда система есть, когда основные процессы оптимизированы, ручные и непродуктивные операции исключены, остается последний элемент – надежные и короткие связи между всеми элементами системы. И говоря об информации, все предельно логично: нам не просто нужно, чтобы каждый элемент был сам по себе эффективным, нам нужно, чтобы в сцепки со своими соседями, этапами, циклами – эта эффективность не теряла в качестве и количестве. Просто потому, что кто-то нажал не ту кнопку, когда загружал файл.