Если вы отважно гребете на остров из трех букв «ООО», то сорадуемся, и чем можем поможем – подстелим соломки, которая в начале этого путешествия точно не помешает.
Важная оговорка на берегу: у каждого описанного здесь пункта масса особенностей и вариаций. По каждому из них можно написать отдельную главу кодекса со ссылками на документы и мнениями экспертов. Поэтому здесь этого не будет. Задача этой статьи – очертить круг общих вопросов, которые встанут перед основателем компании, и подсказать, что делать и в какую сторону бечь.
Особенно полезно будет тем, кто вынужден самостоятельно, без помощи профильных экспертов, разбираться со всеми регистрационными вопросами.
В зависимости от особенностей деятельности (лицензирование, госконтракты, ВЭД и пр.), конечно, будет частокол других вопросов. Здесь же речь о базовом алгоритме, подходящем преимущественному большинству вновь создаваемых компаний.
Для удобства, разделим все мероприятия по блокам относительно счастливого момента регистрации вашего ООО.
ДО регистрации
1. Выбрать название компании. Это может оказаться не так просто, как кажется. Мало найти название в согласии с личными предпочтениями, созвучное продукту, и формирующее нужное смысловое восприятие потенциальными клиентами, нужно еще проверить на доступность. То есть, юридическое название может повторяться от компании к компании, и не быть уникальным, но только в случае, если товарный знак с таким сочетанием слов не был зарегистрирован в Роспатенте. Проверить это можно с помощью бесплатных сервисов, и для начала, этого будет достаточно. В дальнейшем, если вы планируете развивать узнаваемость бренда, опираясь на свой логотип, символику и название, лучше зарегистрировать товарный знак.
2. Выбрать место ведения деятельности – юридический адрес компании. Если у вас еще нет офиса (и даже если есть), законодательство не запрещает регистрировать юридический адрес по месту проживания учредителя. У этого способа есть свои неудобства, но если не готовы платить за аренду только ради юридического адреса, то способ рабочий. При этом, не обязательно владеть жильем на праве собственности. Но если это арендуемое помещение – потребуется согласие собственника. Если планируете снимать офис, то нужно до подачи документов получить от владельца объекта недвижимости гарантийное письмо, в котором он подтвердит свое согласие на последующую сдачу в аренду с регистрацией юридического адреса. Этим моментом тоже нужно озаботиться заранее, так как если вы подаетесь силами посредника (банка, например), то они возьмут время на проверку и подготовку пакета документов (около недели).
По поводу отсутствия адреса регистрации в базе ФИАС, из-за чего якобы ФНС отказывает в регистрации, могу сказать, что меня банк слегка напугал этим, но все прошло хорошо, и по опыту других – тоже. Если это большой бизнес-центр, в котором очень много офисов, то мало кто из собственников здания будет подавать сведения на каждую комнату в реестр, и это нормально. Думаю, главное, чтобы сам объект недвижимости (адрес до литеры или номера помещения) был в классификаторе, и все будет хорошо.
3. Подготовить пакет документов для регистрации:
- Заявление на регистрацию юридического лица (форма Р11001). - Решение о создании компании (свободной формы с набором обязательных реквизитов). - Устав (изначально достаточно типовых форм). - Определить размер уставного капитала и способ его внесения. - Коды ОКВЭД (выбрать для основной и дополнительной деятельности). - Заявление на применение УСН. - Гарантийное письмо на аренду и регистрацию юридического адреса. Или документы, подтверждающие право собственности на место регистрации.
4. Подать документы на регистрацию в налоговый орган по юридическому адресу. Варианты: 4.1. Самостоятельно: лично с посещением регистрирующего органа или удаленно – через сервис онлайн-регистрации бизнеса. Этот путь дороже и дольше по времени: нужно оформить документы, получить КЭП (с токеном и КриптоПро обойдется примерно в 4 000 рублей), заплатить госпошлину (еще плюс 4 000 рублей), ну и чуть детальнее изучить регистрационные аспекты. Хотя в дальнейшем все эти знания вам пригодятся, и не раз – при онлайн подаче сведений об изменении юридического адреса, например (чтобы на регистрацию каждого изменения не тратить от 5 000 до 10 000 рублей). 4.2. С помощью банка (многие сейчас предоставляют эту услугу, в обмен на последующее открытие у них счета, естественно). Я пошла таким путем, обратившись в Точку, так как изначально планировала открывать счет именно у них, и, по случаю, воспользовалась такой возможностью. Подача документов не стоила мне ни копейки, но в этом способе были скрыты неудобства: учредительные документы были созданы по шаблонам банка, я не могла внести в них изменения (даже в части шрифтов), и мне их не предоставили заранее. Лучше эти моменты обозначать заранее.
ВО ВРЕМЯ регистрации
Итак, пакет подан, вы получили расписку налогового органа о приеме документов, и пока ждете, можете озадачиться некоторыми вопросами (что облегчит вам первую неделю жизни компании):
1. Принять решение об оформлении полномочий исполнительного органа. Если вы генеральный директор = единственный учредитель, мнения расходятся – нужно ли оформлять в таком случае трудовой договор, или достаточно Решения о создании ООО, в котором исполнительный орган уже отражен, и сведения закреплены в ЕГРЮЛ при регистрации. Здесь вы решаете сами: у каждого пути есть свои плюсы и минусы, риски и преимущества. Лучше изучить все спокойно и принять решение взвешенно.
2. Если планируете оформить трудовой договор, на этом этапе уже можно: разработать форму контракта, выбрать режим работы, заработную плату, другие условия. Как минимум – придется определиться с датами выплат заработной платы за первую и вторую половину месяца (в том числе, чтобы успеть перечислить первую ЗП исполнительного органа).
Неоднозначный вопрос при этом: с какого числа заключать трудовой договор? В идеале, с даты регистрации, но тогда на следующий день надо уже подать сведения в СФР по форме ЕФС-1. А для этого надо успеть, как в сказке, за одну ночь: получить КЭП, установить ее, установить учетную программу, подключить ЭДО или сервис «Отчетности», сделать эту самую форму и отправить. Мой опыт подсказывает, что ничего страшного не произойдет, если подписать трудовой договор и подать сведения по мере готовности (в моем случае это было сделано спустя 2 недели после регистрации компании).
3. Определиться с программой, где вы будете вести учет и отчетность (1С или другая). Это тема большая и отдельная. И об этом будем говорить подробнее. Ниже вкратце лишь обозначу один из вариантов.
4. Определиться с выбором оператора электронного документооборота – с контрагентами и государственными органами (в первую очередь ФНС и СФР). Особенно в контексте выше обозначенного момента подачи сведений в СФР.
5. Пока определяетесь с программой, как временную меру или стартовую (30 дней можно бесплатно тестировать, и таким образом откатать многие моменты, кроме отчетности – за ЭДО придется заплатить сразу) – можно рассмотреть аренду 1С, с подключением ЭДО через сервис 1С. Это позволяет закрыть вопросы сервера и его администрирования, хранения базы данных и быстро настроить ЭДО. Здесь можно идти двумя путями:
1) Через компании-партнеры 1С:Фреш. Нужно изучить все условия аренды, конфигурации, предлагаемые облачными решениями. В них могут быть определенные ограничения, как например: невозможность менять конфигурацию, отсутствие доступа к ряду групповых обработок и функциям технического специалиста. Служба поддержки тоже хромает: базовые, ключевые вопросы, конечно, закроют, но если вы опытный пользователь 1С, то столкнетесь с тем, что знаете больше консультантов. Не понравилось также условие о невозможности досрочного расторжения аренды: если оплатили за год, а через три месяца передумали – деньги не вернете. При этом, безусловные плюсы: автоматическое обновление конфигурации, выход с любого устройства, доступность и работоспособность базы в любой момент, включенный в тарифы доступ к порталу ИТС.
2) Через аренду программы 1С в облаке или аренда 1С:ГРМ (готовое рабочее место). Преимущества по сравнению с 1С:Фреш: гибкость работы в конфигурации, дополнительные ГБ для хранения и развертывания других баз (при необходимости), цены ниже. Недостатки: придется самостоятельно обновлять конфигурацию.
К слову, о портале ИТС: подключите его, если есть возможность. Помимо консультаций и подробной информации о конфигурациях, и порядке отражения тех или иных операций в 1С, там есть и нормативная база, и помощник составления налогового календаря, и разъяснения по учетным вопросам, и большой архив лекций и видеоматериалов по разным темам. Все это очень помогает в работе, особенно на первых порах.
ПОСЛЕ регистрации
Поздравляем, вы – директор!) Итак, что дальше.
1. Получить КЭП от уполномоченной межрайонной ИФНС вашего города или аккредитованного ФНС центра (в том числе в некоторых банках). Информация обо всех уполномоченных есть на сайте ФНС. Я напрямую съездила в налоговый орган. Это несложно: нужен минимальный набор документов, который у вас будет после регистрации, токен (определенного типа) и личный визит.
2. Для раскрытия КЭП на компьютер понадобится: приобрести лицензию КриптоПро (если ее нет), установить плагин для браузера, корневые сертификаты. На сайте ФНС есть пошаговая инструкция, если не получается, можно позвонить в службу техподдержки удостоверяющего центра ФНС.
3. Заказать печать (если актуально). Тут все довольно просто, а точнее: без жестких ограничений. Макет вам предложат в любом полиграфическом центре, где будете заказывать.
4. Открыть расчетный счет. По любви или по необходимости:) В моем случае это совпало.
5. Подписать с генеральным директором трудовой договор, подать сведения в СФР (на следующий день после кадрового изменения).
6. Настроить кадровый учет, чтобы к очередному отчету (который не заставит себя долго ждать), вы были готовы к автоматическому обмену документами с СФР.
7. Рекомендую сразу составить календарь налогов, отчетов и сведений, чтобы в первые месяцы не упустить что-то из вида. Пример здесь.
8. Внести объявленный уставный капитал в течение четырех месяцев с даты создания. В зависимости от того, какими именно активами обеспечиваете УК – деньгами или имуществом, могут быть свои особенности. Но, как правило, банки подсказывают как лучше сделать.
9. Провести оценку условий труда по месту нахождения сотрудников. При этом, один сотрудник в лице генерального директора, то есть в лице вас – это тоже сотрудник. И оценку проводить тоже нужно, но в связи со статусом микропредприятия сделать это, конечно, проще, чем в дальнейшем, когда вырастете. Что нужно сделать: 9.1. Создать комиссию. Да, хоть бы и вы – единственный ее член. 9.2. Оформить проверочный лист условий труда. 9.3. Составить декларацию соответствия. 9.4. Подать декларацию соответствия в Министерство труда и соцзащиты вашего региона. Делается это либо на сайте Роструда с подписанием КЭП, либо почтовым отправлением, либо личным визитом. Обменов через ЭДО на момент написания статьи с Рострудом не настроено.
10. Следующий организм – Роскомнадзор. Казалось бы – это что-то для ИТ отрасли, но нет. Как только вы: - начнете обрабатывать персональные данные физических лиц (а если у вас есть вы сами = наемный сотрудник/физическое лицо, то вы это уже делаете); - или у вас появится сайт, где есть хотя бы одна форма обратной связи с заполнением электронной почты или номера телефона, вы автоматически становитесь оператором обработки персональных данных согласно Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. со всеми вытекающими. А Роскомнадзор – ваш попутчик на всю оставшуюся жизнь вашей компании.
Что нужно сделать: 1) Назначить ответственного за организацию обработки персональных данных. 2) Составить Политику обработки персональных данных. 3) Подать в Роскомнадзор Уведомление о начале обработки персональных данных.
На момент написания статьи штрафы за отсутствие уведомления были незначительные, но мероприятия по обеспечению безопасности персональных данных осуществлять все равно надо – административная ответственность за нарушения есть, а вопрос защиты персональных данных у государства в серьезном фокусе внимания. И меры будут лишь ужесточаться.
Хороший и основательный цикл лекций по всем аспектам обеспечения исполнения 152-ФЗ есть на портале ИТС.
По большому счету, наверно на этом можно закруглиться, ибо это как в ремонте: нельзя закончить, можно только приостановить. На все это нужно время, очень много времени и терпения, но все же основной массив работы придется сделать единожды, а далее – лишь усложнять, уточнять, дописывать. И я искренне желаю вам, чтобы вам было кому делегировать эти процессы. Удачи!